Hintergrundwissen

Krankmeldungen unabhängig vom Steuerberater abrufen!

TempoBill mit seiner Zeiterfassungslösung "Zeiterfassung.App" Stand Januar 2024 eines von gerade mal 20 Unternehmen, welches die elektronische AU voll in der Zeiterfassungssoftware integriert hat. Die aktuelle Übersicht der für die eAU zertifizierten Zeiterfassungs-Lösungen finden Sie auf der offiziellen Webseite der ITSG.

Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie die elektronische AU mit Hilfe der DAKOTA.AG-Software einrichten - unabhängig von der eingesetzten Zeiterfassungslösung.

Damit die Zeiterfassungssoftware die Krankmeldungen von den Krankenkassen automatisch abrufen kann und samt Details zur Krankmeldung im Zeiterfassungssystem erfasst, ist es erforderlich, die mitgelieferte DAKOTA.AG-Software einzurichten. Zusätzlich vermitteln wir hier nützliches Praxiswissen!

Die elektronische AU ist im Grunde nichts anderes als der „gelbe Schein“, den Arbeitnehmer vom Arzt erhalten, wenn sie krank geschrieben werden – nur eben in digitaler Form, bei der die gesetzlichen Krankenkassen vom Arzt digital die Informationen zur Krankschreibung erhalten und dem Arbeitgeber zum Abholen bereit stellen.

Die Informationen zur elektronischen Krankschreibung können seit dem 01.01.2023 vom Arbeitgeber oder dessen Steuerberater (wenn dieser die Lohnabrechnung des Beschäftigungsbetriebs übernimmt) abgerufen werden.

Das geschieht entweder über die Lohnabrechnungssoftware oder eine Zeiterfassungssoftware, welche die eAU unterstützt.

Zum Start der eAU am 01.01.2023 unterstützten erst ca. 10 Zeiterfassungs-Hersteller die elektronische AU. Ein Jahr später waren es ca. 20 - und das bei hunderten Unternehmen, die Zeiterfassungs-Software für den Einsatz für den Einsatz in Deutschland herstellen.

Was änderte sich zum 01.01.2023 mit Einführung der eAU?

Bereits seit dem 01.01.2022 übermittelt der Arzt die Informationen zur Krankmeldung an die gesetzlichen Krankenkassen – neu seit 01.01.2023 ist neben der Möglichkeit des Abholens der Daten durch den Arbeitgeber:

Gesetzlich versicherte Arbeitnehmer erhalten vom Arzt bei einer Krankschreibung nur noch auf Wunsch eine gedruckte Krankschreibung („gelber Schein“). Privatpatienten erhalten diesen weiterhin.

Der Arbeitnehmer informiert den Arbeitgeber telefonisch, per E-Mail oder Software/App über Beginn, Dauer und Art der Krankmeldung (Arztbesuch, Arbeitsunfall, stationärer Krankenhausaufenthalt).

Der Arbeitgeber kann sich am Folgetag des Beginns der Krankschreibung über eine zertifizierte Software die Daten elektronisch von der Krankenkasse abholen und erhält hierbei Details zur Krankmeldung.

Da seit dem 01.01.2023 sind Mitarbeiter nicht mehr verpflichtet sind, eine Krankmeldung vom Arzt beim Arbeitgeber abzugeben wird damit gerechnet, dass im Personalbüro künftig gar keine Krankmeldungen in Papierform mehr ankommen.

Welche Informationen enthält die eAU?

In einer XML-Datei die über eine Lohnabrechnungs- oder Zeiterfassungssoftware verschlüsselt abgerufen wird, sind im Wesentlichen folgende Informationen enthalten:

„Erstbescheinigung“ wird vom Arzt übermittelt, wenn dieser erstmals wegen einer Erkrankung eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellt. Wird wegen derselben Krankheit erneut eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erzeugt, übermittellt der Arzt die Information „Folgebescheinigung“. Sofern eine neue Erkrankung auftritt, nachdem der Versicherte zumindest kurzzeitig gesund war, muss der Arzt „Erstbescheinigung“ an die Krankenkasse senden.

Das Start-Datum der Krankmeldung, welches der Mitarbeiter dem Arbeitgeber mitteilte, nachdem er diesen über die Krankmeldung in Kenntnis setzte.

Den Tag, von welchem an die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers besteht, übermittelt der Arzt an die Krankenkasse. Eine Rückdatierung ist dabei nur ausnahmsweise und nur bis zu drei Tage zulässig. Bei einer Folgebescheinigung ist das Übermitteln des Datums nicht zwingend nötig.

Hier übermittelt der Arzt, bis wann die Arbeitsunfähigkeit vermutlich bestehen wird. Samstage, Sonntage, Feiertage sowie Urlaubstage und arbeitsfreie Tage aufgrund flexibler Arbeitszeitregelung zählen auch zur Arbeitsunfähigkeit. Von Bedeutung ist dieses angegebene Datum sowohl für die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber als auch für die Krankengeldzahlung durch die Krankenkasse.

Das Datum der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit wird in jedem Fall übergeben, auch wenn es mit dem Wert „Datum des tatsächlichen Beginns der AU-Meldung“ übereinstimmt. In keinem Fall darf es vor- oder rückdatiert werden. Bei einer andauernden Erkrankung ist auf eine lückenlose Krankschreibung zu achten. Aus diesem Grund muss die weiterhin bestehende Arbeitsunfähigkeit spätestens an dem auf den bisherigen letzten Tag der Arbeitsunfähigkeit folgenden Werktag wiederholt festgestellt werden. Andernfalls verliert der Arbeitnehmer gegebenenfalls seinen Anspruch auf Krankengeld.

Wurde „Arbeitsunfall“ übermittelt, hat der Arbeitnehmer im Rahmen seiner versicherungspflichtigen Tätigkeit einen Unfall erlitten. Unfälle im Rahmen der Freizeitgestaltung, sportlicher Betätigung oder als Privatperson im Straßenverkehr sind nicht als Arbeitsunfall zu werten. Ein Arbeitsunfall liegt folglich immer dann vor, wenn im Rahmen einer versicherten Tätigkeit ein Gesundheitsschaden oder der Tod des Unfallversicherten eintritt.

Unter einem Durchgangsarzt versteht man einen Arzt, der eine Zulassung zur berufsgenossenschaftlichen Heilbehandlung besitzt. Durchgangsärzte werden in Deutschland von den Berufsgenossenschaften bestellt. In der Regel handelt es sich um Chirurgen, Unfallchirurgen oder Orthopäden.

Bei einem sonstigen Unfall ist es zunächst irrelevant, bei welcher Tätigkeit der Arbeitnehmer sich die Arbeitsunfähigkeit zugezogen hat. Entscheidend wird die Ursache der Arbeitsunfähigkeit aber für die Frage eines Verschuldens des Arbeitnehmers: Denn hat der Arbeitnehmer durch sein Verhalten vorsätzlich oder fahrlässig den Unfall verursacht, entfällt sein Anspruch auf die Lohnfortzahlung. Insbesondere bei Sportunfällen in der Freizeit wird immer wieder darüber gestritten, ob der Arbeitnehmer nicht an dem Unfall „selbst schuld“ ist.

Datum des Aufnahmetags voraussichtliche Dauer der Krankenhaus-Behandlung.

Wissenswertes zur eAU

Der Abruf der Daten erfolgt in der Regel über eine Lohnabrechnungssoftware. Idealerweise sollte hierfür zusätzlich auch eine Zeiterfassungssoftware verwendet werden, welche die Daten direkt von den Krankenkassen automatisch abholt.

Die Zeiterfassungssoftware muss dabei sicher stellen, dass die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Bedingung „kein Abruf bei der Krankenkasse ohne eine vorherige Meldung des Arbeitnehmers, dass er krankgeschrieben wurde“ erfüllt wird. Hierbei ist zu beachten, dass für den Abruf jeweils eine gesonderte Absendernummer für die Zeiterfassungssoftware verwendet werden sollte, damit sich Zeiterfassung und Lohnabrechnung bzw. der Steuerberater beim Abruf der eAU-Daten nicht in die Quere kommen.

Die elektronische AU gibt es derzeit nur für gesetzlich Versicherte – privat Versicherte bekommen wie bisher den „gelben Schein“ wobei die bisherigen Regeln für die Vorlage beim Arbeitgeber weiter gelten – ob und wann auch private Krankenkassen an die eAU angebunden werden, steht derzeit noch nicht fest.

Der Abruf der Daten bei der Krankenkasse ist nur zulässig, wenn zuvor Zeitraum und Art der Krankmeldung vom Arbeitnehmer gemeldet wurden. Ein pauschales Abrufen von Krankmeldungen bei der Krankenkasse nach dem Motto „mal sehen wer krankgeschrieben wurde“ ist seitens des Gesetzgebers strikt untersagt! Lohnabrechnungssoftware und Zeiterfassungssoftware haben hierfür entsprechende Vorkehrungen zu treffen.

Der Abruf der Daten darf frühestens am Folgetag des Beginns der vom Arbeitnehmer gemeldeten Krankschreibung erfolgen. Grund hierfür ist, dass derzeit viele Ärzte erst abends die Krankmeldungen gesammelt an die Krankenkassen senden – es soll mit dieser Einschränkung vermieden werden, Krankmeldungen abzufragen, die noch gar nicht bei den Krankenkassen vorliegen.